12 loại chi phí thuê văn phòng

Khi tìm kiếm thuê văn phòng làm việc, giá văn phòng luôn là một yếu tố quyết định được cân nhắc kỹ càng khi thuê văn phòng. Tuy nhiên trong tổng chi phí vận hành 1 không gian văn phòng không chỉ có tiền thuê văn phòng theo m2/tháng. Hãy cùng Maison Real tìm hiểu rõ các loại chi phí thuê văn phòng để biết bạn phải trả bao nhiêu tiền cho một văn phòng dịch vụ.

Nhóm 1 – Chi phí cố định

1. Tiền thuê văn phòng

Tiền thuê văn phòng hay còn gọi là giá thuê văn phòng được tính theo m2, thanh toán theo quý hoặc năm tùy vào thương lượng hợp đồng của 2 bên.

2. Phí dịch vụ: 

Là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.

Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy.

3. Thuế VAT

Nhóm 2 – Chi phí biến đổi, theo thực tế sử dụng

4 Tiền điện điều hòa

Tiền điện điều hòa đã bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng A, hạng B. Thông thường chưa bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng C. Thống kê theo thực tế, nếu bạn phải trả tiền điện điều hòa theo đồng hồ, thì chi phí bình quân là 1-1,5 usd/m2/tháng phụ thuộc thời gian sử dụng, loại điều hòa, độ cũ mới của điều hòa.

5. Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng

Tất nhiên, doanh nghiệp phải trả tiền cho lượng điện năng đã tiêu thụ và sử dụng trong tháng

6. Phí đỗ ô tô xe máy

Một số tòa nhà có chính sách miễn phí chỗ đỗ tùy theo diện tích thuê, tuy nhiên nhiều tòa nhà không có chính sách ưu đãi này. Cần đàm phán khi ký hợp đồng.

Nhóm 3 – Chi phí bất thường

7. Phí làm ngoài giờ

Đây là khoản chi phí mà khách thuê trả cho những chi phí phát sinh của chủ tòa nhà như: Tiền điện thang máy, tiền điện khu vực công cộng, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành v.v. và khoản lớn nhất là tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm. Khi làm việc ngoài giờ, nếu không sử dụng điều hòa trung tâm, có tòa nhà thu, có tòa nhà không thu phí.

Có 03 cách tính phí làm ngoài giờ:

• Tính theo văn phòng: Ví dụ 300.000 đồng/văn phòng/giờ
• Tính theo diện tích thuê: Ví dụ 0,02 usd/m2/giờ * Diện tích thuê
• Tính theo thiết bị: Ví dụ 10 usd/tổ máy/giờ, thông thường một tổ máy (FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho diện tích 40 – 70 m2 tùy loại thiết bị.

Với những doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ, có thể đàm phán một gói chi phí hợp lý. Hoặc lắp thêm điều hòa cục bộ (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép) để giảm chi phí làm ngoài giờ.

Nhóm 4 – Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê

8. Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất

Trong thời gian thi công nội thất văn phòng, các chủ tòa nhà sẽ miên phí tiền thuê, nhưng vẫn thu phí dịch vụ: Các tòa nhà hạng A, B thường thu ở mức 3 – 5 usd/m2/tháng; Các tòa nhà hạng C thu ở mức trên dưới 1 usd/2m/tháng, một số tòa nhà chỉ thu tiền điện tiêu thụ thực tế theo đồng hồ.

9. Chi phí hoàn trả mặt bằng

Các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định: Khi chấm dứt hợp đồng, người thuê chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ tòa nhà trừ các hao mòn hợp lý. Bao gồm các chi phí phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt.

Nhóm 5 – Quy định trong Hợp đồng có ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng

10. Xác định diện tích phải trả tiền

Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Có 03 phương pháp đo diện tích như sau: Đo thông thủy, trong lòng văn phòng; Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng; Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.

Thông thường cột trong diện tích thuê vẫn được cộng vào diện tích phải trả tiền. Một vài tòa nhà khi diện tích cột quá lớn, có xem xét khấu trừ một phần hoặc toàn bộ diện tích

11. Ảnh hưởng của việc điều chỉnh tỷ giá đến số tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán

Đa số các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C tại Hà Nội đều chào giá theo USD. Tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước, giá thuê và phí dịch vụ được quy đổi sang VNĐ để ký Hợp đồng.

Xem ngay cách soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng

Một số tòa nhà có điều khoản điều chỉnh tiền thuê và phí dịch vụ tại mỗi kỳ thanh toán (03 tháng) theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán. Một số tòa nhà thì không có quy định này, mà giá thuê bằng VNĐ được cố định trong suốt thời hạn Hợp đồng.

Trong 10 năm trở lại đây tỷ giá usd/vnđ tăng năm cao năm thấp, nhưng tính bình quân là 4% năm.

12. Điều chỉnh đơn giá thuê

Với hợp đồng thuê văn phòng thời hạn 03 năm, thông thường chủ tòa nhà sẽ có quy định giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh sau 02 năm, tăng hoặc giảm tùy thuộc sự biến động của thị trường.

Trên thực tế thì quy định này ít khi được thực hiện, chủ tòa nhà cũng khó tăng giá với khách hàng vì ảnh hưởng đến toàn bộ khách thuê trong tòa nhà. Và khách hàng thì càng khó để chứng minh mặt bằng giá thị trường giảm để yêu cầu giảm giá.

Tham khảo: Mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng